Rechnungsprogramme

In jedem Unternehmen ist das zügige Erstellen von Rechnungen (oft auch als Faktura bezeichnet) sowie Angeboten und das Bearbeiten von Kundenanfragen bzw. Kundennachfragen erforderlich. Mit einer Rechnungssoftware können Sie Rechnungen erstellen, Kunden verwalten, Belege erfassen, Angebote schreiben und sogar Urlaubstage und Arbeitszeit verwalten. Mit technischer Unterstützung wird der Zeitaufwand für die interne Verwaltung minimiert, ein Kostenfaktor und damit auch ein großer Vorteil gegenüber der Konkurrenz!

Egal ob als Selbstständiger bzw. Kleinunternehmer, als kleines Unternehmen oder Großbetrieb, für alle Anwendungsfälle gibt es die passende Software. Es muss nicht gleich SAP oder Microsoft Dynamics sein. Auch kleinere oder gar kostenfreie Rechnungsprogramme (online wie offline) können die Anforderungen erfüllen.

Einige Rechnungsprogramme bieten zudem eine Menge Erweiterungsmöglichkeiten für Online-Banking und Buchhaltung. Sie behalten ihre derzeitige finanzielle Situation immer im Blick! Zahlungseingänge können mit offenen Rechnungen abgeglichen und Überweisungen mit wenigen Klicks getätigt werden.

Wie finde ich das richtige Rechnungsprogramm?

Wichtig ist, dass das Anforderungsprofil an die Rechnungssoftware im Vorfeld klar ist. Die drei Besten lassen sich nur schwer herausfinden, da die Anforderungen zu verschieden sind. Auf dem Markt gibt es eine sehr große Anzahl verschiedenster Rechnungsprogramme diverser Hersteller. Es ist schwierig, die passende Software zu finden, die die eigenen Anforderungen erfüllt. Stellen Sie sich die Frage, welche wichtigen Funktionen und Aufgaben mit der Rechnungssoftware zukünftig bearbeitet werden sollen. Anschließend werden diese noch in die Kategorien „must have“ und „nice to have“ eingeteilt. Aus diesen Kriterien ergibt sich dann ein spezifisches Anforderungsprofil an das neue Rechnungsprogramm.

Rechnungsprogramme Online oder Offline?

Es gibt reine Online-Rechnungsprogramme oder Offline Varianten. Fast alle Online-Lösungen bieten die Möglichkeit, via App mobil und jederzeit auf alle Daten zuzugreifen. Einzige Voraussetzung ist eine aktivie Internetvebrindung. Angebote bzw. Rechnungen können so vor Ort beim Kunden erstellt oder bearbeitet werden. Die Skepsis  und Bedenken wegen des Datenschutz gegenüber den Onlineangeboten und der Cloud ist groß. Zumeist sind diese aber unbegründet, da die Daten in eigens dafür zertifizierten Rechenzentren gespeichert werden. Damit ein Rechenzentrum ein solches Zertifikat erhält, müssen sehr hohe Datenschutzrichtlinien erfüllt werden. Die Entscheidung zwischen reiner Onlineanwendung oder Offlineanwendung plus mobiler App hängt von der Nutzeranzahl, dem Anwendungsprofil sowie vom Budget ab. Das Online Rechnungsprogramm ist in der Regel kostengünstiger als der Betrieb einer eigenen Offlineanwendung.

Welche Online Rechnungsprogramme gibt es?

SevDesk

Das sevDesk Rechnungsprogramm ist eine reine Online Anwendung. Mit dieser Rechnungssoftware können Sie Kunden verwalten, Angebote schreiben und Rechnungen erstellen, sowie ihre Buchhaltung führen. Optimal ist diese cloudbasierte Lösung für Kleinunternehmer, Freiberufler, Freelancer sowie kleine und mittlere Unternehmen, die auf jedem Endgerät zu jeder Zeit Zugriff auf die eigenen Daten haben wollen. Der Zugriff erfolgt via Browser oder App (iOS, Android).

Schnittstellen zu Onlineshops gibt es derzeit nicht, allerdings bietet sevDesk eine REST-API und Zapier an. Eine Bankschnittstelle ist verfügbar, sodass Rechnungen, etc. mit dem eigenen Bankkonto schnell und bequem abgeglichen werden können. Die übermittelten Daten werden in einem zertifizierten Rechenzentrum in Karlsruhe gehostet und der Datenaustausch mit SSL verschlüsselt. Zudem werden täglich Backups auf örtlich voneinander getrennten Servern erstellt.

Das sevDesk Rechnungsprogramm kann 14 Tage kostenlos getestet werden. Anschließend wird die Rechnungssoftware über ein Abomodell bezogen. Man kann zwischen 3 Abomodellen wählen. SevDesk Rechnung ist die günstige Basisvariante, sevDesk Buchhaltung bietet zusätzliche Funktionen zur Steuererklärung und erlaubt mehrere Nutzer. Schließlich gibt es noch das Warenwirtschaft Paket, welches eine vollwertige Business Software ist, mit der Sie Ihre Lagerbestände verwalten können und beispielsweise auch Lieferscheine erstellen können. Nähere Informationen zu den Tarifen, Preisen und Bezahlmodellen finden Sie hier.

Die Funktionen

Rechnungen schreiben

Die Rechnungsstellung kann  jederzeit und überall bei bestehender Internetverbindung erfolgen. Die gesetzlichen Anforderungen auf der Rechnung werden automatisch ausgefüllt. Steuern, wie beispielsweise die Umsatzsteuer, werden anhand der geltenden Steuersätze berechnet. Die mit sevDesk erstellten Rechnungen werden vom Finanzamt akzeptiert. Das Rechnungsprogramm sevDesk ermöglicht es, mitgelieferte Vorlagen anzupassen bzw. eigene Vorlagen zu erstellen. Auf diese Weise können Layout, Logo, Design, Papierart, etc. frei gewählt werden.

Dank integrierter Datenbank können Textfelder für die Stammdaten, wie Artikelbezeichnungen und Kundendaten (Adresse, Telefonnummer, E-Mail…) auf den Vorlagen hinterlegt werden. So müssen alle Daten nur einmal eingegeben bzw. an einer Stelle gepflegt werden und auf der Rechnung wird stets der aktuelle Datensatz ausgegeben. Die Rechnungsnummer wird durch das Rechnungsprogramm automatisch hochgezählt und vergeben.

Ist die Ausgangsrechnung erstellt, kann sie direkt über die integrierte Postschnittstelle an den Adressaten versandt werden. Auf diese Weise entfällt das Ausdrucken, Kuvertieren und Versenden. Beachten Sie hier bitte, dass unter Umständen zusätzliche Kosten durch das gewählte Postunternehmen entstehen können. Selbstverständlich kann die Rechnung auch via E-Mail versandt, in das PDF Format exportiert oder klassisch ausgedruckt werden. In der Rechnungsübersicht werden alle Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen aufgelistet, sortiert nach dem Status offen und überfällig. Die integrierte Rechnungsprüfung gleicht dabei die offenen bzw. überfälligen Posten mit den Eingängen auf dem hinterlegten Bankkonto ab.

Für den Fall, dass eine Rechnung nicht bezahlt wird, kommt das integrierte Mahnwesen ins Spiel. Es ermöglicht die Generierung und den Versand von Mahnungen mit wenigen Mausklicks. Hierbei kann aus einem Pool von Vorlagen gewählt werden, oder eine eigene Vorlage erstellt werden.

Buchhaltung

Wenn Sie sevDesk mit ihrem Bankkonto verbinden, können getätigte Transaktionen direkt zugeordnet werden. In der Buchführung ist somit auf einem Blick erkennbar, ob alle Belege oder Rechnungen erfasst und zugeordnet sind. Alle steuerrelevanten Daten können über einen DATEV-Export an einen Steuerberater gesendet werden. DATEV ist ein standardisiertes Format, welches nach gültiger Richtlinie in sevDesk implementiert wurde. Eine weitere Möglichkeit ist, dem Steuerberater Zugriff auf den eignen Account zu gewähren.

Belege können bequem und einfach mit der sevDesk App (Android/iOS) fotografiert und abgespeichert werden. Mittels Multifunktionsgerät oder einem Arbeitsplatzscanner können die Belege ebenfalls digitalisiert werden. Der Beleg wird nach dem Upload von einer Texterkennung gescannt. Dieses (OCR-) Verfahren macht die Belege durchsuchbar und ermöglicht es, die Daten der Belege automatisiert in die Belegfelder zu schreiben. Manuelle Eingaben, wie beispielsweise bei buchhalterischen Besonderheiten (Abschreibungen, Bewirtungsbelege), werden auf ein Minimum reduziert. Für die Besonderheiten werden Sonderbuchungsmasken angeboten, die bei der Verbuchung der Belege die relevanten Informationen abfragen.

Ganz nebenbei erstellt die Buchhaltungssoftware sevDesk auf Basis der Einnahmen und Ausgaben eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (kurz EÜR). Dank Kalenderfunktion kann die EÜR tag- bzw. monatsgenau gefiltert und ausgewertet werden. Besonders für kleinere Unternehmen, die nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, kann so schnell eine Aussage über Gewinn und Verlust gemacht werden.

Nachdem mit dem Steuerberater alles geklärt ist, ermöglicht sevDesk umsatzsteuerpflichtigen Unternehmern die Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt. Die Voranmeldung erfolgt über das Elster-System. Der Rhythmus zur Voranmeldung wird dabei vom Finanzamt vorgegeben und lässt sich in sevDesk ganz einfach hinterlegen. Im Kalender wird dann ein Termin angelegt und am Stichtag braucht man die bestehenden Daten nur noch exportieren und versenden. Bei der Umsatzsteuervoranmeldung werden verschiedene Mehrwertsteuersätze berücksichtigt.

open3A

Ebenfalls webbasiert, ist das open3A Rechnungsprogramm. Sie können zu Hause, im Büro oder unterwegs Rechnungen erstellen bzw. verwalten. Die Software ist Open Source, sowie  Netzwerk- und Mehrbenutzerfähig. Möglich macht dies eine im Hintergrund arbeitende MySQL Datenbank. open3A kann auf einem eignen oder einem gemieteten Server (Cloud) betrieben werden. Mit Linux, Windows und Macintosh werden alle gängigen Serverbetriebssysteme unterstützt.

Das Grundpaket von open3A ist kostenlos. Im Software Paket sind folgende Funktionen enthalten…

… Adress- und Artikeldatenbank:

Zu jedem Artikel können diverse Metadaten, wie beispielsweise Preis, Mehrwertsteuer, Bezeichnung, etc., angegeben werden. Durch eine integrierte Suche und Filtermöglichkeiten finden Sie schnell den gewünschten Artikel.
Bei der Kunden- und Adressverwaltung bietet die Rechnungssoftware die Möglichkeit, kundenspezifische Anpassungen vorzunehmen. So können verschiedene Artikelpreise angegeben und eigene Druck-und Berichtsvorlagen genutzt werden. Sie können ihre Kunden in verschiedene Kategorien einteilen und entsprechend auflisten lassen. Die Suche erstreckt sich über alle Adressfelder. Die Kundennummer wird vom System automatisch vergeben, doppelte Kundennummern gehören somit der Vergangenheit an.

… Erstelleung von Angeboten und Rechnungen:

Die hinterlegten Artikel und Kunden bilden die Grundlage, mit der Sie Angebote und Rechnungen erstellen. Diese Schreiben werden mit nur wenigen Mausklicks erstellt und können in das PDF-Format exportiert werden. Dank E-Mail Schnittstelle können Sie die Dateien schnell an den Kunden versenden. Die Angebots-bzw. Rechnungsnummern werden dabei vom System automatisch vergeben und hochgezählt. Auch die Mehrwertsteuer-Berechnung wird von open3A automatisch durchgeführt.
Durch eine kostenpflichtige Erweiterung ist es auch möglich, die erzeugten Dokumente gesetzeskonform mit einer digitalen Unterschrift bzw. Signatur zu versehen.

Weitere eingebaute Funktionen sind die Erstellung von Lieferscheinen und Gutschriften.
Für open3A gibt es ausserdem noch kostenpflichtige Erweiterungen. Einige werden im Folgenden aufgelistet und näher beschrieben:

Abschlussrechnung

Besteht eine Rechnung aus mehreren Teilrechnungen, werden die einzelnen Posten detailliert aufgelistet und in der Abschlussrechnung entsprechend abgezogen. Somit ist für den Kunden höchstmögliche Transparenz garantiert.

Mahnwesen

Die Erweiterung ermöglicht es bis zu drei Mahnungen pro Rechnung zu erstellen und zu versenden. Dabei können Sie auf mitgelieferte Textbausteine zurückgreifen oder eigene verwenden. Für jede Mahnung kann ein eigenes Zahlungsdatum festgelegt werden. Sind mehrere ausstehende Rechnungen im System, kann open3A für alle Rechnungen eine Mahnung auf einmal erstellen. Die Erweiterung Mahnwesen benötigt das Plugin Übersicht.

Import von Amazon Bestellungen

Importiert sämtliche Amazon-Bestellungen von Ihren Kunden als Rechnung und beinhaltet alle Amazon Standard Identification Number (kurz ASIN). Die Lagerbestände werden dabei berücksichtigt. Die Erweiterung unterstützt Amazon.de, .fr, .co.uk, .es und .it.

Berichtswesen

Mit dem Berichts-Plugin können Sie dank eines übersichtlichen Menüs mit nur wenigen Klicks (Drag `n Drop) umfangreiche Berichte erstellen. Sie können nach Kategorien filtern und gruppieren. Artikellisten und Preislisten für Kunden sind leicht erstellt. Einmal angefertigte Berichte können als Vorlagen abgespeichert werden.
Zusätzlich ist ein Rechnungsausgangsbuch integriert, mit dem Sie sich eine einfache Übersicht der Rechnungen und Gutschriften verschaffen können. Die Ausgabe kann monats- bzw. quartalsweise oder jährlich erfolgen.

Statistiken

Das Statistikmodul ermöglicht Ihnen eine einfache Übersicht über die verkauften Artikel, den Umsatz mit allen bzw. einem einzelnen Kunden, noch ausstehende Rechnungen und den Gewinn.

Provisionen

Wenn Sie Provisionen an Ihre Mitarbeiter auszahlen, bspw. wenn dieser eine Rechnung geschrieben hat, können Sie diese im Provisions-Modul einfach verwalten. Die Mitarbeiter können sich im System anmelden und so jederzeit einen Überblick über ihre Verdienste erhalten. Zuvor muss jedoch ein Benutzer bestimmt werden, der die entsprechenden Provisionen genehmigt. So ist es ausgeschlossen, dass sich die Mitarbeiter selbst Provisionen zuteilen können.

DATEV Export

Standartisiertes Datenaustauschformat im Finanzwesen.

Weitere Module finden Sie auf der Homepage von open3A.
Die Erweiterungen können einzeln oder in Paketen gemietet oder einmalig gekauft werden. Entscheiden Sie sich für ein Mietmodell oder die Cloud, sind Programmupdates inklusive. Bei einem einmaligen Kauf muss zusätzlich eine Softwarewartung abgeschlossen werden.

Sie können open3A 30Tage kostenlos testen

Fastbill

Fastbill ist einer der bekanntesten und ersten reinen Anbieter für Online Rechnungsprogramme. Unter den kleinen und mittelständischen Unternehmen und auch Freelancern und Freiberuflern ist diese Rechnungssoftware weit verbreitet.

Die Erstellung von Rechnungen, Angeboten, individuellen Dokumentenvorlagen, Lieferscheinen geht schnell und einfach von der Hand. Alle erzeugten Dokumenten können im PDF Format abgespeichert und via E-Mail direkt an die Kunden verschickt werden. Ihre Kunden können offene Rechnungen online mit PayPal, Kreditkarte und Lastschrift (SEPA) bezahlen. Auch wiederkehrende Rechnungen und Ausgaben können hinterlegt werden.

Durch das integrierte Reporting können jederzeit Monats-, Quartals- und Jahresberichte erstellt und ein DATEV konformer Export an den Steuerberater verschickt werden. Mit der Rechnungssoftware Fastbill behalten Sie durch eine Überschussrechnung  stets die Liquidität, offene Posten und Rechnungen im Blick.
Jeder Kunde wird in einer Kundenakte gepflegt, mit der alle Vorgänge des Kunden verknüpft sind. So sehen Sie auf einem Blick, die gesamte Korrespondenz mit ihren Kunden. Ebenfalls nützlich ist die Möglichkeit, Notizen zu hinterlegen.
Auf Fastbill können Sie jederzeit und überall zugreifen. Einzige Voraussetzung ist eine bestehende Internetverbindung. Belege und Quittungen werden mit der angebotenen Scann App hochgeladen und mit dem Vorgang bzw. Kunden verknüpft. Durch die integrierte OCR Erkennung werden die eingescannten bzw. hochgeladenen Dokumente durchsuchbar gemacht.

Fastbill bietet eine Testversion für 30Tage an. Danach muss die Anwendung als Starter, Pro oder ProMax Version gemietet werden. Als Zahlungszyklus wird monatlich oder jährlich (mit entsprechendem Rabatt) angeboten. Die einzelnen Versionen unterscheiden sich in der Anzahl der Benutzer, Speichergröße, konfigurierbare Konten und zusätzlichen Funktionen, wie bspw. Online Bezahlung. In allen Versionen können beliebig viele Rechnungen und Belege erzeugt werden. Auch die Finanzverwaltung, sowie der DATEV Export sind standardmäßig enthalten.

Lexware (Lexoffice)

Lexware ist sicher einer der Platzhirsche für Finanz- und Buchhaltungs-Software. Die Offline Programme von Lexware sind Modular aufgebaut. Das heißt, man kann sich einzelne Module für Buchhaltung, Lohn-und Gehaltsabrechnung, Warenwirtschaft, etc. so zusammenstellen (oder als vorgeschnürte Pakete kaufen), dass man eine Softwarelösung hat, die genau den eigenen Ansprüchen entspricht.

Als Cloudbasierte Lösung bietet Lexware das Steuerprogramm Lexoffice. Laut eigenen Angaben handelt es sich dabei um eine Online-Buchhaltug für Unternehmer ohne Buchhaltungskenntnisse. Einfachheit steht hier also im Vordergrund. Obwohl ganz offensichtlich eine besonders nutzerfreundliche Bedienung bei der Entwicklung im Vordergrund stand, handelt es sich bei Lexoffice um eine wirklich mächtiges Rechnungsprogramm mit vielen Funktionen.

Natürlich können rechtssichere Angebote, Auftragsbestätigungen  und Rechnungen erstellt werden. Bei Verknüpfung mit einem Bankkonto werden Zahluzngseingänge automatisch erkannt, zugewiesen und verbucht. Das funktioniert auch mit PayPal und macht Lexoffice damit zu einer sehr guten Lösung für alle Online-Händler. Offene Rechnungen können automatisiert angemahnt werden. Bei PayPal Zahlungen erkennt das Programm sogar die Gebühren und verrechnet diese korrekt in der GuV Rechnung.

Das Programm bietet zusätzliche Bereiche zur Finanzbuchhaltung. So kann man mit Lexoffice eine Kassenbuch führen und eine Gewinn- und Verlustrechnungen oder Umsatzsteuervoranmeldung erstellen lassen. Sogar Abschreibungen auf Anlagegegenstände können getätigt werden, wie in einer reinen Steuersoftware.

Ein wirkliches kleines Highlight ist für mich der Scanner für Belege, den man mit der Android oder iOS App benutzen kann. Rechnungen und Belege können mit dem Smartphone einfach abfotografiert werden. Das Programm erkennt den Text darauf und kann die Belege automatisch kategorisieren und buchen. Das ist wirklich super!

Lexoffice von Lexware kann 30 Tage kostenlos getestet werden und anschließend im Abo bereits ab 6,90 EUR erworben werden.

Andere Anbieter

Natürlich gibt es noch zahlreiche andere Anbieter, von denen sicher auch viele zu empfehlen sind. Billomat, Debitoor und Easybill sind drei bekannte Rechnungsprogramme mit vielen Anwendern, welche sich natürlich nicht alle irren können. Daher möchte ich diese auch nicht ganz unter den Tisch kehren und kurz darauf eingehen ohne diese selbst getestet zu haben.

Billomat

Billomat ist eine cloudbasierte Faktura Lösung mit angebundener App für Smartphones. Man kann zahlreiche Belege erstellen (auch automatisiert für Abo-Rechnungen) und Zahlungseingänge verbuchen lassen. Finanzbuchhaltung oder vorbereitende Aufgaben zur Steuererklärung gehören jedoch nicht zum Funktionsumfang. Billomat kann 60 Tage getestet werden und anschließend im Abomodell weiterverwendet werden. Die verschiedenen Abos unterscheiden sich nach Anzahl der Belege, die monatlich verarbeitet werden dürfen.

Debitoor

Debitoor richtet sich vorallem an Freelancer & Freiberufler. Das Programm mit dazugehöriger App zeichnet sich durch eine ausgezeichnete Internationalisierung aus. So gibt es zahlreiche internationale Rechnungsvorlagen. Je nach ausgewähltem Paket bietet debitoor beinahe alle Funktionen die man sich wünschen kann. Belegerstellung, Buchhaltung & Banking und zusätzlich viele wichtige Schnittstellen zum Daten Import & Export. Auch Debitoor kann natürlich kostenlos getestet werden und anschließend im Jahres- oder Monatsabo weitergenutzt werden.

Easybill

Easybill ist ein Online-Rechnungsprogramm, dass sich dank seiner zahlreichen Schnittstellen unter Onlinehändlern besonders beliebt ist. Automatisierter Datenableich mit Marktplätzen wie Amazon und Ebay oder die Anbindung an eine Shopsoftware funktionieren tadellos und sind leicht einzurichten. Easybill als reines Rechnungsprogramm ist ab 9,- Eur im Monat zu haben. Möchte man alle Schnittstellen nutzen, muss man mindestens das Plus Paket buchen, welches 19,- EUR monatlich kostet.

Salesking

Zu guter Letzt möchte ich noch einen Hinweis geben auf Salesking. Die Software setzt ihren Fokus neben der reinen Faktura auf ein ausgeweitetes Kundenmanagement. Kontakte lassen sich kategorisieren und mit Kommentaren versehen um anstehende Aufgaben im Blick zu behalten. Damit scheint Salesking auch ein nützliches Werkzeug für alle mobilen Vertriebler zu sein. Weitere Information zu Salesking findet man auf der Firmenseite.

 

 

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